PRIVACY VERKLARING van D.V. de Limaro’s vzw.

 

 

D.V. de Limaro’s vzw. hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens (en dat uw privacy wordt gerespecteerd).

 

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over (welke gegevens we verzamelen) hoe wij omgaan met persoonsgegevens.  Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens.   D.V. de Limaro’s vzw. houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. 

 

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

·    uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring;

·   de verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;

·       vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;

·  passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;

·   geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;

·     op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

 

Als D.V. de Limaro’s vzw.  zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens.  Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

 

D.V. de Limaro’s vzw.

Lijsterstraat 7

3950 Kaulille

info@delimaros.be

Telefoon : 011/44.15.83  

gsm : 0485/13.75.63

 

 

Aan wie is deze privacyverklaring gericht ?

 

Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze huidige en vroegere leden, deelnemers aan activiteiten, personen die belangstelling tonen of toonden voor onze activiteiten, diensten of producten, klanten en prospecten, leveranciers.

           

Waarvoor verwerken wij welke persoonsgegevens ?


Uw persoonsgegevens worden door D.V. de Limaro’s vzw. verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden, waaronder :

 

·  de ledenadministratie en dienstverlening aan leden (uitvoering overeenkomst);

·   het kunnen deelnemen aan de activiteiten die D.V. de Limaro’s vzw.organiseert (uitvoering overeenkomst);

·      het kunnen deelnemen aan de activiteiten waaraan D.V. de Limaro’s  vzw. deelneemt (uitvoering overeenkomst);

·         het aanbieden van trainingsopleidingen (uitvoering overeenkomst);

·   het versturen van uitnodigingen en informatie aangaande onze activiteiten. (gerechtvaardigd belang);

·  het bekomen van subsidiëring door de overheid (wettelijke verplichting);

·      het inzetten en begeleiden van vrijwilligers en het nakomen inzake verzekeringsplicht, meldingsplicht voor uitkeringsgerechtigden, opmaak nominatieve lijst forfaitaire kostenvergoedingen, respecteren van de wettelijke grenzen voor toekenning kostenvergoeding, … (wettelijke verplichting).

 

In zoverre de verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt op basis van toestemming, heeft u steeds het recht om de gegeven toestemming terug trekken.

 

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen en/of verwerken :

 

·  persoonlijke identiteitsgegevens : naam, voornaam, adres (bij minderjarigen vragen wij ook deze gegevens van de ouders);

· privé contactgegevens : telefoonnummer, e-mailadres (bij minderjarigen vragen wij ook deze gegevens van de ouders);

· identiteitsgegevens uitgegeven door overheid : identiteits-kaartnummer;

·        rijksregisternummer;

·         persoonlijke kenmerken : geboortedatum, geboorteplaats;

·   voor vrijwilligerswerk: omschrijving, start- en einddatum, aantal dagen/uren i.f.v. planning, registratie en opmaak nominatieve lijst kostenvergoedingen ;

·        handtekening (als onderdeel verklaring op eer, kostennota enz.)

 

We verzamelen enkel persoonsgegevens die u zelf aan ons meedeelt op verschillende wijzen (o.a. inschrijvingsformulieren, invul- en contactformulieren op onze website, persoonlijk/telefonisch/e-mail contact, …).  Wij verzamelen geen persoonsgegevens via derden, met uitzondering van de informatie ontvangen van de aangesloten verenigingen/clubs of bonden/federaties.

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.


Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

 

Van de leden en de vrijwilligers wordt verwacht dat zij elke wijziging van persoonsgegevens onmiddellijk spontaan en schriftelijk doorgeeft aan D.V. de Limaro’s vzw.

 

 

Al dan niet verstrekken van gegevens door u zelf.

 

De vermelde gegevens moeten, indien van toepassing, verstrekt worden om lid te kunnen worden en te blijven, of deel te kunnen nemen aan activiteiten van D.V. de Limaro’s vzw.

Het gevolg van de niet-verstrekking (of verwijdering) van de gevraagde gegevens is weigering (of stopzetting) van het lidmaatschap.

 

 

Wie verwerkt de gegevens ?

 

De gegevens worden verwerkt door volgende personen:

·       de beheerder van de vzw die instaat voor de algehele administratie en communicatie;

·       de verantwoordelijke van de oudervereniging die instaat voor de administratie en communicatie van de oudervereniging;

·       de trainsters die instaan voor de interne, sportieve communicatie. 

 

Verstrekking van persoonsgegevens aan derden – verwerkers.


De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

 

Zo maken wij gebruik van een derde partij (externe dienstverlener) voor:

 

·     het opslaan en verwerken van gegevens in de Cloud (via een Cloud Service Provider);

·      het verzorgen van de internet omgeving (webhosting, mailhosting, ..);

·        het verzorgen van IT-infrastructuur (o.a. IT netwerk, servers,  …);

·        het verzekeren van onze leden en vrijwilligers;

·    de ledenadministratie van dansbonden waarbij D.V. de Limaro’s is aangesloten.

 

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan externe dienstverleners (verwerkers) waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten.  Met externe dienstverleners (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

 

 

 

Verstrekking aan derden – ontvangers.

 

Wij delen, indien nodig, persoonsgegevens met de volgende externe partijen :

 

·     dansbonden/dansfederaties (de bonden/federaties zelf, alsook de andere verenigingen die behoren tot dezelfde bonden/federaties) waarbij D.V. de Limaro’s is aangesloten;

·  partners waarmee we in samenwerking activiteiten organiseren (activiteiten die met twee of meer organisaties zijn uitgewerkt, en waarvoor deelnemerslijsten worden uitgewisseld);

·      vaste partners van D.V. de Limaro’s vzw., zoals o.a. Break-Away vzw.;

· overheidsdiensten (o.a. subsidiërende overheden, fiscale administraties, sociale zekerheidsinstanties, …)

·        onze verzekeringsmakelaar;

 

Met deze partijen maken wij uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen en dat uw gegevens vertrouwelijk worden behandeld.

 

Verder zullen wij de door jou verstrekte gegevens niet aan andere derden doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is, zoals bv. in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek, waarbij (persoons)gegevens bij ons worden opvraagt.  In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven.

 

Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij uw persoonsgegevens aan derde partijen.

Wij geven uw contactgegevens ook nooit door aan derden voor commerciële doeleinden.

 

Wij kunnen persoonsgegevens wel delen met andere derden indien jij ons hier (schriftelijk) toestemming voor geeft.  U heeft het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

 

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de Europese Economische Ruimte. 

 

 

Bewaartermijn.


D.V. de Limaro’s vzw. bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het realiseren van het doel waarvoor deze zijn verstrekt, met in acht name van de termijn die noodzakelijk is om aan de wettelijke vereisten te voldoen (o.a. op gebied van boekhouding).  Bewaartermijnen kunnen evenwel per doel verschillen.

 

D.V. de Limaro’s vzw. verbindt zich ertoe de gegevens niet langer bij te houden dan maximaal 1 jaar na laatste gebruik (of beëindiging van de samenwerking). Echter, een naamlijst (voor- en achternaam) wordt per dansseizoen opgemaakt, gebundeld en gearchiveerd.

 

 

Beveiliging van de gegevens.


Wij hebben volgende passende technische en organisatorische maat-regelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking :

 

·       alle personen die namens D.V. de Limaro’s vzw. van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;

·        we hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;

·        wij gebruiken een virusscanner en updaten deze systematisch en tijdig, en installeerden een ‘firewall’;

·        wij maken systematisch back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;

·        we testen en evalueren op geregelde tijdstippen onze maatregelen, en stellen bij indien nodig;

·        onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens, en zij volgen hiervoor een aantal duidelijke richtlijnen;

·        aan deze medewerkers wordt toegang verleend tot uw gegevens voor zover zij die informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren.

 

Mocht zich er toch een incident voordoen waarbij uw gegevens betrokken zijn, dan word u persoonlijk verwittigd in de door de wet voorziene omstandigheden.

 

 

Uw rechten omtrent uw gegevens.


U heeft recht van inzage en kopie van de persoonsgegevens die op u betrekking hebben. 

U heeft recht op verbetering en aanvulling wanneer uw gegevens onjuist of onvolledig zijn.

 

U heeft het recht op gegevenswissing (verwijdering) van de persoonsgegeven  welke wij van u ontvangen hebben, en die niet langer strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt.  Wij behouden ons wel het recht voor te bepalen of uw verzoek gerechtvaardigd is.

 

U heeft het recht op beperking van gegevensverwerking : indien u bezwaar heeft tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kan u vragen om deze verwerking te stoppen.

 

U heeft het recht bezwaar (verzet) maken tegen de manier waarop bepaalde persoonsgegevens van u verwerkt worden door ons of door één van onze verwerkers.

 

Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij.

 

Via het adres bovenaan deze privacyverklaring kan je ons contacteren om uw rechten uit te oefenen, vergezeld van een motivatie voor uw vraag. 

 

Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.  Om misbruik te voorkomen kunnen wij je daarbij vragen om je adequaat te identificeren. Om je identiteit te controleren vragen wij je om een kopie van de voorzijde en achterzijde van uw identiteitskaart toe te voegen aan uw aanvraag.

 

Wanneer u uw rechten wil laten gelden, houdt dan wel rekening met hoger vermeld punt : Al dan niet verstrekken van gegevens door u zelf.

 

 

Klachten.


Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens of over de uitoefening van uw rechten dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen.

 

U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming :

         Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)

         Drukpersstraat 35, 1000 Brussel

         commission@privacycommission.be

        

 

Wijzigingen aan onze privacyverklaring.


D.V. de Limaro’s vzw. kan zijn privacyverklaring steeds aanpassen.  Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website.

De laatste wijziging gebeurde op 20 mei 2019.                                                                                                                                                                                                                                                                                    Oudere versies van ons privacy statement zullen in ons archief worden opgeslagen. Stuur ons een e-mail als je deze wilt raadplegen.